Parce que le monde de la communication et tout ce qui gravite autour peut parfois être difficile à capter, nous avons décidé de vous guider dans la mise en place de certains exercices, que nous entreprenons parfois régulièrement.
C’est le cas de l’appel d’offre : une procédure par laquelle un acheteur potentiel demande à différents offreurs de faire une proposition commerciale chiffrée en réponse à une formulation détaillée (cahier des charges). Ca, c’était pour la définition Wikipédia.
Plus simplement l’appel d’offre est une compet’ entre agences visant à remporter un contrat pour un service spécifique (création d’un site internet, conception d’un set d’illustrations…) et souvent le bonus qui va avec (la maintenance ou l’hébergement d’un site, la mise en page des illustrations…). Et ce, pendant une certaine durée.
La première étape à effectuer pour remporter un appel d’offre est… de le trouver ! Eh oui, l’appel d’offre public, contrairement au privé ne viendra pas tout seul à vous avec ses petites pattes : il faut aller le chercher. Pour cela, différentes plateformes de marché public existent, on peut citer en exemple :
- Achat Public : https://www.achatpublic.com/
- E-marchés publics : http://www.e-marchespublics.com
- Boamp : http://www.boamp.fr/
Bien sûr il en existe beaucoup d’autres, et aussi des plateformes par région permettant de rechercher des appels d’offres plus près de chez vous. Pour les appels d’offres supérieurs à 90 000 €, la publicité n’est pas obligatoire (mais ça ce n’est pas de notre ressort) !
Ensuite c’est la phase de recherche qui commence : éplucher les différentes annonces, réaliser des recherches par mots-clés, etc. Un petit conseil, même si cela vous prendra un peu plus de temps et que ce n’est pas obligatoire, nous vous conseillons de vous inscrire sur ces plateformes. Ce qui vous permettra de recevoir les mises à jour de l’appel d’offre et de visionner les questions/réponses qui lui sont liées.
Lorsque vous avez trouvé l’appel d’offre qui vous correspond, il est temps de s’en imprégner (lecture, relecture et re-relecture, on ne vous le dira jamais assez).
Débute ensuite la phase de réponse. Habituellement, la réponse à un appel d’offre public en communication se présente sous la forme d’un document qui intègre :
- une présentation de votre agence (équipe, références, etc)
- une recommandation stratégique
- des maquettes graphiques ou intentions créatives (parfois optionnel)
- un planning détaillé
- un budget, détaillé lui aussi.
Voici nos petits conseils d’experts pour mettre toutes les chances de votre côté lors de la réponse à un appel d’offre public :
Se faire connaître par l’entreprise publique par une prise de contact en amont : passer des coups de téléphone, présenter ses services, poser des questions, montrer que au delà de l’appel d’offre c’est l’entreprise toute entière qui vous intéresse. Cela permettra de créer un climat de confiance, qui pourrait parfois faire pencher la balance en votre faveur ;
Bien comprendre l’appel d’offres (lecture et relectures) pour mieux y répondre. Au delà des besoin exprimés par l’acheteur dans le document, il faut parfois savoir lire entre les lignes pour appréhender certaines attentes “dissimulées” ;
S’adapter aux codes des marchés public en ayant une connaissance minimale de son environnement, des règles en vigueur, etc ;
Etre rigoureux, méthodique et stratégique dans la rédaction de sa réponse, tout en restant simple et compréhensible ;
Rester proactif après l’envoi de la réponse en passant des coups de fils pour accuser de la bonne réception de la réponse. Et surtout ne jamais se décourager même après une ou plusieurs réponses négatives et voir plutôt cela de manière constructive en essayant de comprendre ses lacunes.
Un dernier petit conseil (de vécu), prenez-vous y à l’avance pour l’envoi de la réponse afin d’éviter les pépins avec nos chers collègues de La Poste, car une heure de retard et c’est le rejet définitif !
Chez Studio Cassette, depuis l’année dernière nous avons mis en place une stratégie de réponse aux appels d’offre. En effet, tous les deux mois environ, nous répondons à un appel d’offre public, plutôt dans le domaine du web ou de la création graphique.
Même si nous ne les remportons pas tous, cela est un bon exercice pour structurer nos réponses et les améliorer au fur et à mesure.
