Le guide du télétravail 1

Le guide du télétravail

Tutos Cassettes - 12 octobre 2017
Aaah le télétravail ! Je sais pas vous, mais nous chez Studio Cassette on en entend parler depuis un bon moment, et comme le gouvernement a récemment décidé d’assouplir les ordonnances à ce sujet, on s’est dit que c’était le bon moment pour partager avec vous, notre expérience et nos conseils à ce sujet.

 

Eh oui, vous ne le savez peut être pas mais nous pratiquons le télétravail depuis la création de l’agence. Et en 10 ans, nous avons eu le temps de nous roder à l’exercice.
Certains ne jurent que par ça, d’autres sont un peu plus incertain. Il n’en reste pas moins que c’est LA tendance du moment (oui on aime bien en faire des tonnes parfois).

Chez Studio Cassette le télétravail c’est :
Le bien être et l’harmonie au travail.

Fiche d’identité de Studio Cassette :
Activité : Agence de communication digitale et web
Nombre de salarié : 5
Métiers exercé dans l’agence : Développeur, Graphiste, Web Designer, Chargé de Communication, Gestion de projet
Locaux : Espace de coworking/télétravail à domicile

Nous avons voulu construire ce tuto sous forme de questions/réponses. L’idée étant d’apporter un maximum de réponses aux questions que les entreprises et les employés se posent le plus souvent.

C’est parti !

Comment en est-on venu à pratiquer le télétravail ?
Notre activité se prête plutôt bien à l’exercice du télétravail, ce qui n’est pas le cas de tous les secteurs. Les différents métiers qui composent notre agence, peuvent s’exercer à distance car ils ne nécessitent pas d’assistance ou d’encadrement particulier fourni par l’agence.
Progressivement, pour certains membres ayant rejoint l’aventure, le télétravail s’est avéré être une option toute naturelle (éloignement du lieu de travail avec le domicile, délocalisation d’une partie de l’équipe dans une autre région, etc).
Il y a aussi le fait que dans notre secteur il nous arrive régulièrement de travailler avec des réseaux externes comme par exemple des graphistes/développeurs/etc en freelance. Nous sommes donc assez habitués à ce genre de configuration.

Ne pas avoir un oeil sur nos employés ?
Ca ne peut plus être une réalité de nos jours. Pas lorsque nous disposons d’outils modernes et adaptés qui permettent de suivre l’avancée des projets et les tâches de chaque partie prenante en temps réel. L’organisation d’une journée, d’une semaine ou d’un mois peut s’effectuer de manière précise avec des tâches et des missions hiérarchisées par ordre d’urgence et attribuées aux personnes concernées. (Asana, Slack, Google Drive)
Fini l’image du télétravail ou l’on est obligé de scroller à travers les 150 mails de différents collègues pour trouver l’information dont on a besoin. Ces outils permettent de réunir en un seul endroit toutes les parties prenantes du projet ainsi que les différents documents et infos nécessaires au bon déroulement de ce dernier. (Nous comptons d’ailleurs consacrer un article complet sur ces outils, car ils méritent que l’on s’y intéresse de plus près. Restez dans le coin, ça ne saurait tarder 😉 )

Pourquoi le télétravail fait-il encore peur aux entreprises ?
Le télétravail ça s’anticipe et ça s’organise. La majorité des entreprises françaises se sont construites sur un modèle relativement classique qui consiste à réunir au sein d’un même endroit, les différents membres de cette dernière. Les logiciels, et autres outils informatiques ont donc été pensés et développés pour s’adapter à ces structures, à leurs besoins et dans le but de répondre à leurs problématiques quotidiennes.
Envisager de désolidariser certaines parties de cette entreprise (un département, une équipe, etc.) peut donc en effrayer certain, car ils ne disposent pas des ressources nécessaires pour y faire face. Non préparées à ce genre de situation beaucoup d’entreprises font donc le choix de retarder ces changements ou de simplement les considérer comme non adaptées à leur activité.
Notre conseil : Renseignez-vous auprès d’autres entreprises le pratiquant, munissez-vous d’outils qui vont vous faciliter le quotidien et vous rendre plus performant.

Comment faisons nous face et anticipons nous les éventuels dysfonctionnements prévisibles dû au télétravail ? (retard, mauvaise compréhension des projets ou des objectifs, etc.)
Les dysfonctionnements ne changent pas vraiment plus qu’au sein d’une entreprise où tout le monde travail au sein d’un même espace. Si la communication est inexistante les problématiques seront les mêmes sur place ou à distance. L’important est d’échanger régulièrement et partager la progression de chacun sur les projets afin d’anticiper.
Pour éviter une mauvaise compréhension sur un projet, on en parle en direct et on envoi pas simplement un mail avec une action à exécuter. Les réunions régulières sont indispensables. En tout cas chez Studio Cassette, nous n’envisageons pas de travailler autrement. Certaines entreprises en fixe tous les jours d’autres une fois par semaine, cela dépend principalement de vos besoins.

Bureaux indépendants / espaces de coworking/ à domicile : le télétravail oui, mais comment ?
Là encore, certaines entreprises acceptent la mise en place du télétravail au sein d’un espace de coworking. Dans ces cas là, elle prend en charge les frais et choisi le type de forfait (temps complet ou à la carte).
Pour découvrir notre avis sur les espaces de coworking on vous propose d’aller faire un tour sur l’article que l’on y a consacré : ici
Pour ce qui est du télétravail à domicile notre 1er conseil serait : se connaître. Pratiquer le télétravail nécessite une bonne connaissance de soi, car il peut parfois être déstabilisant.
On dépeint souvent le télétravail à la maison comme isolant. Certains télétravailleurs choisissent ce mode de fonctionnement justement parce que l’activité et le brouhaha des locaux d’une entreprise ne leur conviennent plus (perte de productivité, difficulté à se concentrer). Il existe effectivement un risque d’isolement lorsque cela fait plusieurs années que vous exercez le télétravail à domicile. Le bon compromis en règle générale serait la moitié de la semaine soit en entreprise/soit en espace de coworking et le reste à domicile. Un équilibre sain qui maintient une activité sociale tout en vous permettant de vous ressourcer et optimiser votre productivité dans le calme de votre maison.

 

Le mot de la fin par les membres de Studio Cassette ?

Afin d’apporter une réponse objective et complète, on a interrogé 3 de nos membres, exerçant chacun des fonctions différentes.

Philippe (gérant) : “ Le télétravail apporte un confort et une souplesse dans le fonctionnement de notre équipe mais attention il ne doit pas être une fin en soi, il faut toujours garder un lien entre tous les membres de l’équipe et se rencontrer régulièrement.”

Marie (web designer) : “ Cela fait maintenant 3 ans que je travaille en alternance chez Studio Cassette et je continue désormais ponctuellement à travailler depuis l’étranger.
Le télétravail a été pour moi une nouvelle manière de travailler que je ne connaissais pas, et que j’ai adopté très rapidement. Grâce à la confiance accordée par l’employeur, il permet de gérer son temps comme on le souhaite et de concilier ses heures de travail avec ses obligations personnelles.
Bien sûr, il est important de se fixer des objectifs à atteindre dans la journée et ne pas se laisser happer par les distractions extérieures. Si le métier que l’on fait nous passionne, cela devient simple et la journée se déroule dans le plaisir et le confort. La communication et l’organisation entre les membres de l’équipe sont aussi essentielles, c’est pourquoi chez Studio Cassette nous réalisons des réunions à distance, régulièrement.
Le télétravail m’a aussi permis de voyager, ce qui est une super opportunité et une grande chance ! ”

Yichin (Graphiste) : “ Au lieu de perdre mon temps dans les transports, je me prépare tranquillement pour travailler, c’est plus facile pour moi de me concentrer sur un projet ou des dessins sans aucune distraction. Je planifie les tâches en adaptant mon rythme et quand il y a des temps creux j’en profite pour faire du sport ou pour m’inspirer 🙂 J’exerce un métier créatif qui nécessite parfois de sortir un peu du cadre traditionnel de l’entreprise afin de trouver de l’inspiration et d’alimenter ma créativité. ”

 

Conclusion, le télétravail ça se prépare, ça se travail.
Une fois les bons outils en main et une organisation définie, il ne reste plus qu’à tenter l’expérience !


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